Наши постоянные клиенты и партнёры знают, что любое мероприятие — это «сложный конструктор», который состоит из множества разных элементов. Каждая такая составляющая влияет на бюджет. Но если вы впервые сталкиваетесь с организацией ивента, вопрос «А сколько это может стоить?» будет вполне уместным и ожидаемым.
Для удобства и систематизации проектов мы оперируем такими категориями: до 5 млн тенге — малые ивенты, 5–30 млн — средние, от 30 млн — крупные (масштабные). В случае с большими проектами нас ограничивает только верхняя планка бюджета: если он позволяет — насыщенность программы и размах аудиовизуального шоу могут поразить даже самых искушённых гостей. А теперь посмотрим на архитектуру события.
Для удобства и систематизации проектов мы оперируем такими категориями: до 5 млн тенге — малые ивенты, 5–30 млн — средние, от 30 млн — крупные (масштабные). В случае с большими проектами нас ограничивает только верхняя планка бюджета: если он позволяет — насыщенность программы и размах аудиовизуального шоу могут поразить даже самых искушённых гостей. А теперь посмотрим на архитектуру события.
1 — креативная концепция
Концепт — ядро, фундамент большинства ивентов. Чаще всего он состоит из нейминга, слоганов, описания сути (базового сценария) события и ключевых визуальных элементов. Творческая команда — креативный директор, копирайтеры, дизайнеры — работает в тесной связке с продюсерами, создавая основу будущего мероприятия.
2 — площадки (локации)
Где всё будет проходить, когда и в каком формате? Нужен опен-эйр в тёплый сезон, когда хочется вдохновить участников отдыхом на природе? Планируете конференцию в закрытой локации, когда крайне важны особенности помещения и техническое оснащение конференц-зала? Аренда подходящей площадки закладывается в бюджет.
3 — декорации и техническая часть
На площадке идеи креаторов и разработки дизайнеров превращаются в материальные или виртуальные объекты — декорации, фотозоны, элементы сценографии, проекции и так далее. На этом этапе подключаются аутсорсеры, которые занимаются производством конструкций, созданием рекламных материалов, мерча. А крутое технологичное шоу, как мы уже отметили, может потребовать серьёзных расходов.
4 — ведущий, артисты, спикеры
Здесь мы отталкиваемся от гонораров приглашённых специалистов. К примеру, гонорар топового звёздного ведущего может составлять и 2 миллиона тенге, и больше. Но есть харизматичные и опытные шоумены с прайсом в пределах 300–400 тысяч. Если ваша деловая конференция подразумевает выступление приглашённых спикеров — предпринимателей, маркетологов, других экспертов, — надо учитывать их гонорары.
5 — сценарий для ведущего
Часто шоумены приходят со своей авторской программой и сами (с учётом своего опыта и мастерства) могут подстроиться под специфику мероприятия, изучив вводные. Но в некоторых случаях требуется разработка сценария, где будут прописаны опорные точки. А иногда ведущему нужна и «пошаговая инструкция» с готовыми фразами.
6 — питание и трансфер
Вкусное угощение — непременная составляющая любого хорошего ивента, кейтеринг необходим всегда. И важно продумать все детали: лёгкий фуршет нужен или полноценный обед с разными позициями, подразумевается ли кофе-брейк, нужен ли гала-ужин. Часто ивент-агентство отвечает и за доставку гостей из пункта А в пункт Б.
Встречается и такой сценарий: клиент приходит с готовым бюджетом и конкретными ожиданиями — тогда команда составляет смету с учётом этих цифр и пожеланий. И есть ещё кое-что: цена события (или набора активностей) может быть фиксированной, когда речь идёт о подписке. Почитать про аутсорсинг BG Solutions можно здесь.
Встречается и такой сценарий: клиент приходит с готовым бюджетом и конкретными ожиданиями — тогда команда составляет смету с учётом этих цифр и пожеланий. И есть ещё кое-что: цена события (или набора активностей) может быть фиксированной, когда речь идёт о подписке. Почитать про аутсорсинг BG Solutions можно здесь.